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如何选择年会场地

时间:2012-11-01来源:虎跃鹰飞传媒 作者:虎跃鹰飞(年会) 点击:

 年会场地的选择是会议成功的基础条件 ,只有选择一家和公司相匹配的场地,才可以为会议的成败增色不少,因此公司对如何选择会议场地都非常重视,是很想要要了解的一个方面。选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场地非常重要,面对众多的场所,如何选择会议场地呢?

年会的举办场地一直是HR和行政头疼的问题,选大了太铺张,老板不高兴,选小了太小气,员工不满意;豪华点的怕开销大,便宜点的怕服务差……很多时候要靠HR的个人经验和人脉关系才能挑到勉强让各方面满意的场地。

不过,既然年会作为一种会议、宴会形式,那么一定有其可供参考的标准。

选择年会举办地的主要考虑因素

根据国外的相关调研发现,会议策划者选择会议举办地时主要考虑的冈素包括:

(1)会议室的数量、大小和质量。

(2)可商议的食品、饮料和房价。

(3)食品服务质量。

(4)睡房的数量、大小和质量。

(5)会议支持的服务和设备。

(6)结账程序的效率。

除此之外,在地点的选择上还会考虑当地的治安状况、会议地点到机场的道路情况等。根据调查,美国的会议策划者倾向于将会议安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒店以及会议中心等。选择城中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物;而郊区酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源;机场酒店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型;大型的会议则比较适合在中心城市的会议中心举办,因为一般的会议中心不提供客房,因此参会者须被安排在附近的酒店住宿。

会议场所应当“因会而异”

我国的会议策划者则较多地选择风景区作为会议举办地,如海南的三亚、云南的昆明、山东的青岛、四川的九寨沟、安徽的黄山等。也有很大一部分的会议会安排在大都市。那么国内的会议策划者选择会议举办地的考虑因素有哪些呢?

1.考虑会议类型

一般来说,大型会议会选择在大都市举办,主要是便于安排食宿;举办培训活动的最佳环境是专业培训中心或旅游胜地的培训点,在这里通常能提供专门服务人员和设施;研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境,因此需要比较安静的场所,一般选择郊区酒店为多;企业经销商年会或其他性质的年会,其会议地点一般将根据会员的品位选择一些风景名胜区;而一些重大的奖励、表彰会议则会选择有较高知名度的会场举行(如人民大会堂),以显示其非凡的意义。

2.考虑举办地的知名度

如果仔细观察和分析可以发现,国内选择频率高的会议举办地往往是知名度高的旅游地或都市,这与国内参会者的个体行为有关。国内的参会者费用一般由所在单位支付,他们可以通过参会获得免费旅游的机会,因此在选择上会更加趋向于知名度较高的旅游地或都市。很多年会之所以每年在不同的地方举办,就是为了满足会员们的旅游需要。

3.考虑预算

会议通常可以分为营利性和非营利性两类,营利性会议是指通过会议的举办,主办方直接从会议中获取一定的利润;非营利性会议则不以会议赢利作为直接目的,如政府会议、专业学术会议、经销商会议等。对于非营利性会议,会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解,确定会议项目的内容,然后决定与预算相当的举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算,并据此选择合适的会议举办地。

同样地,在考虑会议举办地时,会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内,但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。






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